زیربنای پیشرفت در حوزه پژوهش

شکل گیری مفهوم سازمان دانش محور نشات گرفته از ریشه های مختلفی است که به مرور ادبیات سازمان دانش محور را پدید آورده اند. این ریشه های عبارتند از:

- سازمان یادگیرنده
- نوآوری
- دارایی های فکری
- سیستم های مبتنی بر دانش
- مدیریت اطلاعات
- لزوم تحول در کسب و کار

این موارد ادبیات مفهومی را توسعه داده اند که امروزه به عنوان سطحی زیربنایی در تعیین فلسفه ی وجودی سازمان انگاشته می شوند.

سازمان دانش محور سازمانی است که دانش و منایع انسانی اصلی ترین و مهمترین دارایی های آن هستند و توانمندی اصلی این نوع از سازمان ها نیز در ایجاد و نشر دانش است.

بنابراین همانطور که از نام این سازمان پیداست، دانش کلیدی ترین عنصر نهفته در فلسفه وجودی آن است.

دانش فني، طراحي کالا، نوع عرضه، درک مشتري، ابداعات و خلاقيت هاي شخصي، از جمله عوامل دانش مدار و ارزش آفرينند.

توانمندي ها دانشي ـ سرعت، پيچيدگي، گذشته نگري، قضاوت و انعطاف پذيري ـ دقيقاً ابزار مورد نياز براي حضور موفق در يک اقتصاد رقابتي است.

با نگاهي دقيقتر، دنياي جديد صنايع و كسب و كار بر پايه دانش شناخته مي شود و در سطح وسيعتر، مطالعه مديريت دانش از نياز شرکت ها براي مديريت اثر بخش منابع در رقابت هاي اقتصاد جهاني شکل مي‌گيرد.

مفهوم دانش صرفا به معناي انتقال آگاهي و اطلاعات نيست، بلکه منظور از دانش، خلاقيت، آفرينندگي و پويندگي است.

براين اساس يك سازمان دانشي ايده ساز بوده و بکارگيرنده ايده هاي نو است و از اين طريق به مزيت رقابتي دست پيدا مي‌کند.

داونپورت وپورساك (1998) مديريت دانش را رويكردي ساخت يافته مي دانند كه رويه هايي براي شناسايي، ارزيابي، سازماندهي، ذخيره‌سازي و بكارگيري دانش به منظور تامين نيازها و اهداف سازمان را درخود جاي مي دهند.

در تعريفي ديگر مديريت دانش شامل ترکيب اطلاعات داخلي و خارجي و تبديل آنها به دانش فعال از طريق سکوي تکنولوژي است.

مرکز بهره وري کيفيت آمريکا (APQC) که يک سازمان آموزشي غير انتفاعي و تحقيقي است، مديريت دانش را به اين صورت تعريف کرده است: استراتژي ها و فرايندهاي شناسايي، تسخير، کسب قدرت نفوذ در دانش براي افزايش قدرت رقابتي.

کسب، تولید و توزیع اطلاعات در شكل هاي گوناگون و با اهداف متفاوت همواره به عنوان یکی از مهمترین نیازهایی قلمداد می شود که انسان را به تلاش و کوشش واداشته است.

شکل گیری ارتباطات و مناسبات از آغاز تاکنون یکی از اقدامات اصلی برای برآورده ساختن این نیازها بوده است.

این روند با اختراع چاپ و شکل‌گیری گسترده وسایل ارتباط جمعی، ابعاد جدیدی یافت و با حضور رسانه های دیداری - شنیداری و مولتی مدیا توسعه یافت، تا جايی که امروزه رسانه‌ها به عنوان بازیگران اصلی در زندگی اجتماعی نقش ایفا می‌کند و با توسعه فناوري هاي ارتباطی گسترده‌تر هم می‌شوند.

سازمان رسانه‌اي به عنوان مسیری برای ایجاد ارتباط، می‌تواند علاوه‌ بر تأمین نیاز روحی انسان، يك بنگاه اقتصادي تلقی شود و به توليد محصولات اقدام كند.

محصولاتی که بخشي از آن در عرضه مستقيم به افکار عمومی نمایان می شود و بخشي ديگر در تعاملات و روابط قدرت در جامعه به عنوان "دارايي درگردش"‌عرضه می گردد.

برای درک و شناخت نقش سازمان های رسانه‌ای، شناخت اصول و مبانی چندی الزامی است. یکی از این ضرورت ها، شناخت رابطه قدرت و اطلاعات است که امروزه با پیچیدگی های خاصی همراه است.

رابطه ميان اطلاعات و قدرت به‌طور طبيعي رسانه‌ها را به بازیگران جدیدی تبديل مي‌كند که مهمترین آنها، تأثیرگذاری بر رفتارهای اجتماعي آحاد ملت است.

این به آن معناست که رسانه کانون توجه تمامی بخش های یک جامعه، اعم از دولتی و خصوصی و شهروندان عادی، احزاب، گروه ها و سازمان های دیگر است.

وابسته شدن تمامي فعاليت هاي اقتصادي، فرهنگي و اجتماعي به فناوري هاي ارتباطي و شيوه‌هاي ارتباط با مصرف کننده و مشتري، نقش وسايل ارتباط جمعي را در شكل‌گيري "ائتلاف هاي قدرت" در عرصه‌های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی تثبیت كرده است.

تبديل شدن اطلاعات به يك محصول و كالا و ظرفيت پایه‌ای آن براي توليد به شكل هاي گوناگون متن، صوت و تصوير، ظرفيت وسايل ارتباط جمعي براي بازيگري در صحنه‌های گوناگون را به شدت افزایش داده است.

از این رو گسترش و افزایش اشتغال صنعتي، فرهنگي و هنري فقط یکی از تأثیرات رسانه‌ها در قرن حاضر است.

اگرچه رسانه‌ها از آغاز با نخستین فناوري هاي ارتباطي نظیر چاپ، منشأ اشتغالات صنعتي جديدي در جوامع شدند، امروزه بخش عظيمي از فعاليت هاي بنگاه هاي تجاري را تشكيل داده‌اند.

پس، فناوری های نوین موجب شکل‌گیری فعاليت هاي اقتصادی جدیدی شده‌اند که به عنوان "اقتصاد شبکه‌ای"، مشخصه بارز فعاليت هاي اقتصاد جهاني در همه زمينه‌ها ازجمله خود رسانه‌ها هستند.

تمامی این تحولات ناشی از فناوری های نوین ارتباطی است که به عنوان یکی از مهمترین چالش های محیطی برای تمامی سازمان ها شناخته شده است.

تحولاتی که در عرصه رسانه‌ای، از یک سو تغییردر ماهیت رسانه را سبب شده و از سوی دیگر کارکردهای آن را با عمق و گستردگی بیشتری همراه ساخته است.

به‌عبارت‌دیگر، وسايل ارتباط جمعي با تلفيق خلاقيت ذهن انسان، هنر و ظرفيت هاي رسانه‌اي در مسير افزايش توليدات فرهنگي به خلق مفاهيم و معناهاي جديد در عرصه واقعيت همت گمارده است.

این حرکت نوین به آفرینش انگاره ها، هنجارها، باورها، ارزش ها، ‌الگوها، تصويرسازي ها و گفتمان های نو در عرصه هنر، مطبوعات و خبر و اطلاع رساني منجرشده است.

این بدان معناست که محصولات جدید و کالاهای نو در عصر دانشی، برون‌داد تعاملات سه عرصه، سيستم نشانه‌ها و زبان، روابط قدرت و فناوري در جامعه است که با تلفيق هنر و فناوري به نقطه اوج خود رسیده است.

این نقش جدید باید توسط اصحاب رسانه و مهم تر از آن، از سوی نخبگان حاکمیت به رسمیت شناخته شود.

در غیر این صورت، کارکرد رسانه ها در محیط های گوناگون سیاسی، اجتماعی، فرهنگی و اقتصادی مسیری متفاوت را خواهد پیمود که هزینه های چندی به جوامع در حال توسعه تحمیل خواهد کرد.

امروزه تلاش روزافزون سازمان هاي پيشرو در دنياي رقابت و کسب و کار اين است که يک استراتژي مشخص جهت مديريت دانش و جذب تجربه هاي سرمايه انساني داشته باشند که اين خود باعث پديد آمدن مشاغل جديد براي سازمان در اين راستا شده است.

از اين رو اين مقاله به طور خلاصه مي کوشد ضمن تبيين گام هاي استراتژي مديريت دانش، به معرفي يکي از مشاغل مهم و کليدي در اين فرايند تحت عنوان کتابداران ويژه بپردازد.

اين افراد به عنوان واسطه هايي بين افراد سازمان به عنوان منابع دانشي دروني و منابع دانشي و اطلاعاتي خارج از سازمان هستند که ضمن ارضاي نيازهاي اطلاعاتي و دانشي کارکنان سازمان از بيرون سازمان به مستند سازي و جمع‌آوري دانش موجود، تحت نظارت مديران دانشي در سازمان هاي پيشرو در جهان کسب وکار مشغول به فعاليت هستند.

بنابراين با توجه به نقش و اهميت استقرار سيستم مديريت دانش و اجراي آن در سازمان هاي پيشرو گام هاي اجراي استراتژي مديريت دانش را مطابق با جدول شماره يک مي توان تصور نمود که البته اين مقاله قصد ندارد به تجزيه و تحليل اين گام ها بپردازد. پس مي توان با در نظر گرفتن اين مراحل به نقش کليدي مجريان واقعي دانش در سازمان هاي دانشي پي برد.

با توجه به فرايند اجراي مديريت دانش مي توان گفت اين فرايند مستلزم مهارت ها و نقش هاي گوناگوني است.

هماهنگي، گزارشگري، تشخيص نيازها، گردآوري دانش، شناسايي دانشگران، ايجاد تشکل هاي حرفه اي.

در شرايط پيچيده امروز با وجود تخصص ها و مهارت هاي متفاوت مطمئنا نمي‌توان انتظار داشت مديران همه اين مهارت ها را داشته باشند و يکه و تنها انقلاب و تغييري در سازمان ايجاد كنند.

در ارتباط با اجراي اين فرايند يکي از مشکلات و موانع عمده، حجم عظيم اطلاعات متنوع و پراکنده و غير قابل دسترس است.

هر چند تقريبا همه سازمان هاي پيشرو تکنولوژي اطلاعات را براي نظم، ذخيره و رمزگذاري اطلاعات و يا دانش مورد نظر خود به کار مي برند و گاهي اوقات براي دسترسي اعضا در بيشتر موارد دانش سازمان را در مخازن و کتابخانه هاي آن قرار مي دهند و با استفاده از بانک هاي اطلاعاتي به عنوان ابزاري براي دسترسي سريع به اطلاعات به توسعه دانش ومديريت دانش مي پردازند.

با اين حال امکان رمزگذاري دانش مکتوم و پيچيده که صاحبانش آن را به مرور زمان کسب کرده اند، در قالب اسناد و يا صفحات رايانه اي وجود ندارد.

به همين علت است که فرايند مديريت دانش سازماني علاوه بر موارد فوق، استفاده از ابزارهايي چون نقشه کشي و مدل سازي دانش سازمان به شناسايي فرد صاحب دانش و هدايت جوينده دانش به سوي وي و تشويق آنان به مبادله دانش را دربرمي گيرد.

در همين راستا سازمان نيازمند متخصصاني است که فرايند تشخيص نياز‌هاي اطلاعاتي، گرد آوري، طبقه بندي و دسترسي سريع به دانش سازماني را براي کارکنان انجام دهند و به عبارت ديگر دانش سازماني را جمع آوري و مديريت كنند.

مجريان دانش
فرايند مديريت دانش عموما زير نظر تيمي با مهارت هاي مختلف بوده که اغلب شامل مديران سيستم هاي اطلاعات، متخصصان و توسعه دهندگان وب ها و کتابداران ويژه و ديگران است و کتابداران ويژه هميشه افراد مهم دراين تيم محسوب مي شوند.

با اين حال چالش هايي که براي سيستم مديريت دانش در هر سازماني که بخواهد از آن سود ببرد وجود دارد، شامل:

- درک و پيش بيني نوع اطلاعاتي که هر کارمند نيازدارد و طالب آن است.
- طراحي سوالات موثر براي کارکنان براي به روز نگهداشتن پروفايل کارکنان.
- توسعه روندهايي روتين براي گزارش پروژه ها.
- نقشه برداري از مخازن اطلاعات براي دسترس آسان به اسناد.
- روندها و اطلاعات به روز در ارتباط با ماموريت سازمان.
- ارزيابي سيستم مديريت دانش براي تعيين نقاطي که بهبود مي تواند ايجاد شود.
- ايجاد نقاط در دسترس و حلقه هاي پيوندي مدارک دانش.

با توجه به چالش هاي مطرح شده، امروزه مدارس و موسسات آموزش کتابداري که خيلي هايشان اسم خود را به موسسات مديريت اطلاعات تبديل کرده اند، سعي در تربيت افراد متخصصي دارند که خيلي از اين نيازهاي سازمانها را به صورت تخصصي برآورده کند.

در اين مراکز دانشجوياني که قصد و انگيزه تبديل شدن به يک حرفه‌اي اطلاعات را دارند، درس هايي مانند روش تحقيق، نيازهاي اطلاعاتي مديريت، سازمان هاي اطلاعاتي، سيستم هاي شبکه‌اي و مديريت دانش را مي گذرانند.

وقتي ادبيات کاربردي مديريت دانش را بررسي مي‌کنيم رابطه تعاملي و شباهت هايي را با بين واژهاي مورد استفاده و کارکتابداران ويژه و متخصصان اطلاعات مي بينيم، آنها نيز مانند همکارانشان در بخش هاي اطلاعاتي در زمينه مديريت دانش فعاليت مي کنند.

به طور مثال در مايکروسافت براي ارتباط ايجاد کردن با ديگران براي به دست آوردن و استفاده از دانش آنها در شبکه، از کتابداراني استفاده مي‌شود که مهارت تکنيکي کليدي آنها فهرست کردن اطلاعات ـ دانش است و مديران دانش وظيفه اصلاح يا سازمان دهي اين اطلاعات را برعهده دارند.

توانايي ديگر اين کتابداران مصاحبه با استفاده کنندگان اطلاعات براي تشخيص نيازهاي واقعي آنهاست چرا که خيلي از افراد سازمان در مورد اينکه واقعا دنبال چه چيزي هستند اطلاع دقيقي ندارند.

آنها مي‌دانند مسئله‌اي وجود دارد، ليکن افکارشان درمورد اينکه چه اطلاعاتي يا دانشي براي رفع مسئله بهتر است، مشخص و متمرکز نيست، همچنين که کجا به اين اطلاعات دست يابند.

کتابداران ويژه دوره اي را مي‌گذرانند که سوالات درست و مناسبي را براي به دست آوردن اطلاعات دقيق مطرح مي سازند به عبارت ديگر آنها متخصصاني در مصاحبه اکتشافي هستند و اين استعداد ارتباط برقرارکردن و درک کاربرد اطلاعات است که اين کتابداران را شريکان ايده‌آل براي تلاش هاي روزمره مديران دانشي قرار مي دهد.

در تحقيقي که سال 1997 در 431 سازمان اروپايي و امريکايي انجام شد، موارد مهم و بحث انگيزي در مديريت اثر بخش دانش شناسايي شد که بايد توجه بيشتري به آنها شود:

- نقشه گذاري منافع حرفه اي داخلي.
- ايجاد شبکه هايي از کارکنان دانشي.
- ايجاد نقش هاي دانشي جديد.

کتابداران داراي مهارت اساسي و اوليه در نقشه گذاري منابع اطلاعات، دانش و فراهم ساختن راهنماها و نقاط دسترسي به اين نقشه ها هستند.

مهارت هاي مردمي و مصاحبه کنندگي آنها و گسترش کتابخانه‌هاي خاص به روشني باعث ارتباط و ايجاد شبکه هاي کارکنان دانشي مي شود.

کتابداران ويژه سازمان به عنوان محوري ترين بخش فرايند مديريت دانش يا شرکاي اصلي مديران دانشي مي توانند از آموزششان در فهرست کردن دانش، ساختن راهنما ها و شاخص هاي اطلاعات استفاده کنند که اين مي تواند بي نهايت در ارتقاي سطح دانش سازماني سودمندباشد.

کتابدار ويژه شرکت از قبل نيازهاي اطلاعاتي شرکت را درک مي كند و بنابراين درموقعيتي است که به تعيين و تنظيم سيستم مديريت دانش كمك و به عنوان عاملي تاثيرگذار در اين فرايند ايفاي نقش مي كند.