یک مدیر ارشد باهوش، هر چند وقت یک‌بار از کارکنان سطوح پایین‌تر می‌خواهد که درباره مدیرشان بازخورد دهند. به این ترتیب کارمند‌ها فرصتی دارند که ارزیابی دقیق خودشان را از مدیرشان ارائه دهند.
مشاور عزیز، رئیس من «کیت» از من بازخورد خواسته. مشکل اینجاست که او مدیر خوبی نیست. وقتی از او بازخورد می‌خواهیم جواب نمی‌دهد و اسنادی که برای انجام کارمان نیاز داریم در اختیارمان قرار نمی‌دهد. بعد از کوره در می‌رود، چون فلان کار را مطابق میلش انجام نداده‌ایم (که اگر به ما بازخورد می‌داد، قطعا کار‌ها را آن طور که او می‌خواست انجام می‌دادیم). نظراتی را که در کارتابل سازمان می‌نویسیم نمی‌خواند، برای همین مجبورم به او زنگ بزنم و درباره تک‌تک موارد با او صحبت کنم، البته اگر او را گیر بیاورم، چون معمولا در دسترس نیست. از طرف دیگر، او عاشق تماس‌های تلفنی طولانی درباره موضوعات غیرضروری است که می‌توانست با یک مسیج یا ایمیل به آنها رسیدگی کند.
به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از Human Workplace، او اصلا دوست ندارد درگیر کار‌های اداری شود. وقتی تیم اداری به اطلاعات نیاز دارند، به‌جای او با من تماس می‌گیرند. من هم مجبورم پیش او بروم و اطلاعات را از او بگیرم. او هم
غر و لند می‌کند که این کار‌ها برایش مهم نیست. در نهایت، نمی‌توانم به درخواست تیم اداری جواب دهم و آنها هم بار‌ها موضوع را پیگیری می‌کنند.
اخیرا او یک فرم برای ما فرستاد که درباره‌اش بازخورد دهیم. باید اسممان را روی فرم بنویسیم. آیا باید نظرم را صادقانه بگویم به این امید که تغییر مثبتی در او ایجاد شود و در نهایت، به نفع رابطه کاریمان باشد؟ یا باید بگویم «شما از همه نظر عالی هستید» تا او را شاد و راضی نگه دارم؟ موقعیت شغلی من به شدت متزلزل است.
قراردادی که با این شرکت بسته‌ام کوتاه‌مدت است و می‌توانند بدون اطلاع قبلی، عذر من را بخواهند. پس اگر او از دستم دلخور شود، ممکن است به قیمت بیکار شدنم تمام شود و اگر بیکار شوم، مجبورم خانه‌ام را تحویل دهم و به کشور خودم برگردم که حتی دوست ندارم فکرش را بکنم.
بدیهی است که اگر بخواهم به او بازخورد صادقانه بدهم، حرفم را محترمانه خواهم زد، اما اصلا نمی‌دانم به اندازه کافی منطقی هست که اصلا بخواهم به او بازخورد بدهم یا نه.
پاسخ: دوست عزیز
تو هیچ وظیفه‌ای نداری که برای برآورده کردن میل او به دریافت بازخورد، موقعیت حرفه‌ای خود را به خطر بیندازی. یک نکته در مورد مدیرانی که از اعضای تیمشان بازخورد می‌خواهند وجود دارد؛ کسانی که واقعا بازخورد می‌خواهند و از آن درست استفاده می‌کنند، در طول زمان و مکررا به‌کارکنان خود نشان می‌دهند که اظهارنظر صادقانه، خطر یا عواقبی برایشان ندارد.
آنها برای ایجاد اطمینان در کارکنان، همواره از اظهارنظر مخالف استقبال می‌کنند و از افرادی که نظر مخالف خود را بیان می‌کنند تشکر می‌کنند. آنها وقتی چیزی را می‌شنوند که به مذاقشان خوش نمی‌آید، از کوره درنمی‌روند. برخورد این مدیران با کارمند‌ها صریح، شفاف و منصفانه است. اما یک مدیر باهوش می‌داند که حتی در این شرایط هم بعضی از کارمند‌ها حاضر به ارائه بازخورد صریح نیستند، چون جایگاه رئیس از نظر قدرت بالاتر است. چنین مدیری تمام تلاشش را می‌کند که ارائه بازخورد، بی‌خطر باشد. مثلا ترتیبی می‌دهد که بازخورد‌ها کاملا ناشناس باشند یا به‌جای او، به یک شخص ثالث تحویل داده شوند.
اما ظاهرا کیت از این دسته افراد نیست. البته آدم فاجعه‌ای به‌نظر نمی‌رسد، اما کاملا مشخص است که مدیر خوبی نیست و فضایی ایجاد نکرده که کارمند‌ها با او راحت باشند و نظرشان را بگویند. به‌عنوان یک مدیر، نباید انتظار داشته باشی بدون ایجاد بستر مناسب، کارمندهایت به تو بازخورد بدهند. بار‌ها درباره مدیرانی شنیده‌ام که اصرار به دریافت بازخورد از کارمند‌ها دارند. اما وقتی کارمند نظرش را می‌گوید، ناراحت یا عصبانی می‌شوند یا حالت تدافعی و حتی خصمانه به خود می‌گیرند تا جایی که روی روابط کاریشان تاثیر می‌گذارد. این مدیران وقتی می‌گویند «من از بازخورد استقبال می‌کنم»، منظورشان این است که «بگو که از کار کردن برای من لذت می‌بری» یا «می‌توانی به یک مشکل کوچک و کاملا قابل حل که ربطی به شخص من ندارد، اشاره کنی.» آنها به‌دنبال اطلاعات اساسی و مهم نیستند.
البته همیشه هم این‌طور نیست. مدیرانی هم هستند که واقعا از انتقاد سازنده استقبال می‌کنند، حالت تدافعی نمی‌گیرند، ناراحت نمی‌شوند و از آن اطلاعات برای بهبود عملکردشان استفاده می‌کنند. اما مشکل اینجاست که به‌عنوان یک کارمند اگر ندانی با چه جور مدیری طرف هستی، ریسکش بالاست و با توجه به عدم توازن قدرت میان مدیر و کارمند، و اینکه درآمدت به رضایت او بستگی دارد، نباید شغلت را قمار کنی، مگر اینکه رئیست تلاش قابل‌توجهی برای جلب اطمینان تو کرده باشد.
جای تاسف دارد، چون بازخورد واقعا برای مدیرت مفید است و حقیقت ناامیدکننده این است: متاسفانه مدیرانی که بیشتر از همه به بازخورد صادقانه نیاز دارند، معمولا کمتر از همه بازخورد دریافت می‌کنند. گاهی مدیرانی مثل کیت با بازخورد‌های انتقادی به خوبی کنار می‌آیند. شاید اگر آن فرم را صادقانه پر کنی، بابت صراحتت از تو تشکر کند، درباره نظر تو فکر کند و حتی تغییراتی در خود ایجاد کند. اما تا حالا چنین رفتاری از او ندیده‌ای پس بهتر است ریسک نکنی، به‌خصوص که اشتغال و اقامت تو در این کشور به‌نظر مثبت او بستگی دارد. اگر اشتباه کنی، بهایی که خواهی پرداخت به مراتب سنگین‌تر خواهد بود.
حالا سوال اینجاست که چطور فرم را پر کنی؟ قرار نیست در جواب‌هایت بگویی که همه چیز گل و بلبل است، اما با توجه به تزلزل موقعیتت، بهتر است بیشتر به جنبه‌های مثبت اشاره کنی. احتمالا یکی دو مورد مثبت می‌توانی پیدا کنی. درباره آنها صحبت کن. در بیان نظرت دقت کن. چیز‌هایی را انتخاب کن که می‌دانی کیت با آنها مخالف نیست و می‌تواند اصلاحشان کند بدون آنکه به شخصیتش بر بخورد.
بد نیست این را هم بدانی. مدیرانی که سرپرستی مدیران سطوح پایین‌تر را بر عهده دارند بهتر است اعتماد افراد چند رده پایین‌تر از خود را به‌دست بیاورند. یک مدیر ارشد باهوش، هر چند وقت یک‌بار از کارکنان سطوح پایین‌تر می‌خواهد که درباره مدیرشان بازخورد دهند. به این ترتیب کارمند‌ها فرصتی دارند که ارزیابی دقیق خودشان را از مدیرشان ارائه دهند. اما باز هم می‌گویم. این روش جواب نمی‌دهد؛ مگر اینکه بسترش فراهم باشد و مدیر ارشد به‌کارکنان اطمینان خاطر داده باشد که اظهارنظر صادقانه عواقبی برایشان ندارد.
