راهکار‌های حفظ کارکنان برای منابع انسانی

حفظ کارکنان، برای سازمان‌هایی که می‌خواهند نیروی کار قوی پایدار داشته باشند، یک دغدغه مهم است. بعد از رویداد «استعفای بزرگ» و در حالی که توازن قدرت در خیلی از کشور‌ها به نفع کارکنان شده، توجه‌ها بیشتر از همیشه به این جلب شده که سازمان‌ها - و به طور ویژه منابع انسانی - چطور حفظ کارکنان خود را مدیریت می‌کنند.

مدیران منابع انسانی، برای رسیدن به نتایج بهتر، باید رویکردی استراتژیک داشته باشند تا کل چرخه عمر کارکنان خود را مدیریت کنند. منابع انسانی با شناخت هر مرحله از سفر کارکنان در سازمان، جمع آوری بازخورد و سنجش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، می‌تواند استراتژی‌های موثری را برای حفظ کارکنان توسعه دهد تا کارکنان متعهدتر و وفادارتری داشته باشد.

تیم‌های منابع انسانی با کشف معیار‌های درست و اصلاح مداوم فرآیند‌های خود، می‌توانند چرخه عمر نیروی کار را بهینه‌تر کنند و از مزایایی بهره ببرند که حتی از حفظ کارکنان هم فراتر می‌رود؛ مزایایی مثل ارتقای برند کارفرما و کاهش هزینه‌های عملیاتی.

در این مطلب، مراحل مختلف چرخه عمر کارکنان و اهمیت شناخت این مراحل را توضیح می‌دهیم و در بخش بعدی، مزایای به کارگیری استراتژی چرخه عمر نیروی کار را توضیح می‌دهیم تا به بهینه‌ترین شکل ممکن بتوان کارکنان را حفظ کرد.

مراحل چرخه عمر کارکنان

چرخه عمر کارکنان شامل چند مرحله است که عبارتند از:

استخدام و گزینش: این مرحله شامل جذب و تامین متقاضیان بالقوه برای پست‌های خالی در سازمان است و فعالیت‌هایی مثل درج آگهی‌های شغلی، بررسی رزومه، انجام مصاحبه و انتخاب مناسب‌ترین گزینه را دربرمی‌گیرد.

معارفه: به محض اینکه فرد مورد نظر انتخاب شد، فرآیند معارفه شروع می‌شود. معارفه برای کمک به آشناسازی نیروی جدید با فرهنگ و سیاست سازمان و همچنین تعیین وظایف فرد، طراحی شده است. این مرحله می‌تواند برگزاری جلسات آشنایی، معرفی به اعضای تیم و فراهم کردن منابع و آموزش‌های لازم را دربربگیرد.

توسعه و آموزش نیرو: کارکنان در دوران کاری خود، فرصت‌های آموزش و توسعه پیدا می‌کنند تا دانش و مهارت‌های خود را ارتقا دهند. این مرحله هم جلسات آموزش رسمی و هم تجربیات یادگیری غیررسمی را دربرمی‌گیرد؛ مثل کارگاه‌های آموزشی، سمینار‌ها و برنامه‌های منتورینگ.

مدیریت عملکرد: مدیریت عملکرد عبارت است از تعیین انتظارات عملکرد، ارائه بازخورد مداوم، انجام بازبینی‌های عملکرد و شناخت دستاورد‌های کارکنان. هدف این مرحله این است که مطمئن شویم کارکنان اهدافی که برایشان تعیین شده را محقق کرده اند و بهترین عملکرد خود را ارائه داده اند.

مشارکت و شناخت کارکنان: تشویق به مشارکت یعنی پرورش یک فضای کاری مثبت و اطمینان از اینکه کارکنان انگیزه کافی دارند و به نقش‌هایی که دارند، متعهدند. برنامه‌ها و اقدامات شناخت هم، برای تقدیر از کارکنان و پاداش دهی به مشارکتشان ترتیب داده می‌شود.

رشد و پیشرفت شغلی: کارکنان همواره به دنبال فرصت‌های رشد و پیشرفت درون سازمان هستند. برنامه‌های توسعه شغلی، ارتقا و جانشین پروری، از عناصر مهم این مرحله هستند.

روابط و حفظ کارکنان: برای داشتن یک محیط کاری سالم، ایجاد ارتباطات قوی بین کارکنان ضروری است.

مدیران و کارشناسان منابع انسانی باید همواره به دغدغه‌های کارکنان بپردازند، در درگیری‌ها میانجی گری کنند و ارتباطات باز را رواج دهند. استراتژی‌های حفظ کارکنان، برای اطمینان از اینکه کارکنان ارزشمند درون سازمان می‌مانند، اجرایی می‌شوند.

انتقال و جدایی: وقتی یک نیروی کار شرکتی را ترک می‌کند - چه به صورت داوطلبانه و چه به صورت غیرارادی - لازم است روند آرامی برای خروج او تدارک دیده شود. اقداماتی که می‌توان انجام داد عبارتند از: ترتیب دادن یک مصاحبه ترک کار، انتقال دانش، و اطمینان از ایجاد یک تجربه مثبت قطع همکاری.

این مراحل، یک فرآیند چرخشی را شکل می‌دهند؛ به این صورت که کارکنان ممکن است در مسیر شغلی خود، مراحل یا نقش‌های مختلفی را پشت سر بگذارند. شناخت و بهینه سازی هر مرحله از چرخه عمر کارکنان برای مدیران منابع انسانی ضروری است تا بتوانند یک محیط کار حمایت گر و جذاب ایجاد کنند که نرخ حفظ کارکنان را بالا می‌برد و باعث موفقیت بلندمدت آن‌ها می‌شود.

اهمیت آشنایی منابع انسانی با چرخه عمر

منابع انسانی در مدیریت و حمایت از کارکنان در طول سفرشان با سازمان، نقشی حیاتی دارد. شناخت چرخه عمر کارکنان به این دلایل ضروری است:

برنامه ریزی استراتژیک نیروی کار: منابع انسانی باید دیدی جامع نسبت به چرخه عمر کارکنان داشته باشد تا بتواند به شکل موثری برنامه ریزی و استراتژی سازی کند. این واحد، با دانستن مراحلی که کارکنان طی می‌کنند، می‌تواند نیاز‌های نیروی کار را پیش‌بینی کند، شکاف‌های مهارتی بالقوه را شناسایی کند، و مسیر‌های استعدادیابی را برای موقعیت‌های شغلی آینده همواره کند.

جذب و استخدام استعدادها: شناخت چرخه عمر کارکنان، به منابع انسانی امکان می‌دهد استراتژی‌های استخدام موثرتری را طراحی کند. دانستن انتظارات و نیازمندی‌های خاص هر مرحله، به منابع انسانی امکان می‌دهد کاندیدا‌هایی را جذب کند که با فرهنگ، ارزش‌ها و اهداف بلندمدت شرکت همخوانی دارند.

آموزش و توسعه: شناسایی مراحل کلیدی در چرخه عمر کارکنان، به منابع انسانی امکان می‌دهد اقدامات آموزش و توسعه را متناسب سازی کند؛ یعنی منابع و پشتیبانی‌های درست در هر مرحله که به کارکنان امکان می‌دهد مهارت‌های ضروری را کسب کنند و در نقش‌های خود رشد مداوم داشته باشند.

مدیریت عملکرد: مدیریت عملکرد موثر، برای رشد و انگیزه بخشی به کارکنان لازم است. مدیران منابع انسانی که چرخه عمر کارکنان را می‌شناسند، می‌توانند انتظارات عملکرد واضحی ایجاد کنند، ارزیابی‌های مداوم انجام دهند، و بازخورد‌های سازنده ارائه کنند تا کارکنان در طول مسیر کاری خود از حمایت کافی برخوردار باشند.

جانشین پروری و توسعه شغلی: شناخت چرخه عمر نیروی کار، به منابع انسانی کمک می‌کند کارکنانی که پتانسیل بالایی دارند شناسایی کند و طرح‌های موثری برای جانشین پروری توسعه دهد. منابع انسانی می‌تواند مسیر‌های شغلی و فرصت‌های رشد واضحی برای کارکنان فراهم کند و تعهد آن‌ها را به سازمان بالا ببرد.

خروج: ترک سازمان، بخشی اجتناب ناپذیر از چرخه عمر کارکنان است. مدیران منابع انسانی باید این مرحله را خیلی حرفه‌ای مدیریت کنند و مطمئن شوند انتقال دانش به خوبی انجام شده و بازخورد‌های ارزشمندی برای ارتقای فرآیند‌ها جمع آوری شده است.

تجربه کلی کارکنان: وقتی منابع انسانی با چرخه عمر کارکنان آشنایی داشته باشد، می‌تواند تجربه کلی جامع و مثبتی برای آن‌ها فراهم کند. وقتی این بخش کل سفر نیروی کار در سازمان را در نظر می‌گیرد، می‌تواند برنامه‌های منسجمی برای افزایش وفاداری، رضایت شغلی و حس تعلق در کارکنان پیاده کند.

شناخت عمیق هر مرحله، به منابع انسانی امکان می‌دهد اقدامات خود را متناسب سازی کند، چالش‌ها را پیش‌بینی کند و یک محیط کار حمایت گر ایجاد کند که کارکنان را به سوی موفقیت و سازمان را به سوی رشد سوق می‌دهد.

در نهایت، شناخت و تعبیر منابع انسانی از چرخه عمر کارکنان، برای تشکیل یک نیروی کار قوی و پایدار که شرکت را به سمت اهدافش پیش می‌برد، ضروری است.

مزایای اجرای استراتژی چرخه عمر

همان‌طور که مشخص است، اجرای یک استراتژی چرخه عمر کارکنان، شامل مزایای متعددی است که در رشد و موفقیت کلی سازمان نقش دارد. برخی از این مزیت‌های کلیدی عبارتند از:

ثبات و انسجام. یک استراتژی چرخه عمر کارکنان، ثبات در تجربه کارکنان را تضمین می‌کند. وقتی کارکنان در یک سفر ساختارمند قرار می‌گیرند که به خوبی تعریف شده، می‌دانند در هر مرحله باید چه انتظاری داشته باشند و در نتیجه یک محیط کاری منسجم و یکپارچه ایجاد می‌شود.

افزایش تعهد کارکنان. یک استراتژی چرخه عمر کارکنان که به خوبی طراحی شده باشد، در هر مرحله از این سفر، بر تعهد کارکنان متمرکز می‌شود. کارکنان متعهد، انگیزه بیشتری دارند، بهره ورترند و به خوبی از پس نقش‌های خود برمی آیند که به یک عملکرد خوب کلی منجر می‌شود.

افزایش نرخ حفظ کارکنان. یک رویکرد استراتژیک نسبت به مدیریت چرخه عمر کارکنان، می‌تواند بر نرخ حفظ آنان اثر قابل‌توجهی داشته باشد. وقتی کارکنان حس می‌کنند از آن‌ها حمایت می‌شود، ارزششان را می‌دانند و روی آن‌ها سرمایه‌گذاری می‌شود، احتمال ماندنشان در آن سازمان برای بلند مدت، بیشتر می‌شود.

جذب استعدادها. یک استراتژی چرخه عمر موثر، به جذب استعداد‌های برتر کمک می‌کند. تجربه مثبت کارکنان در یک سازمان، به فاکتوری جذب کننده برای متقاضیان شغلی بالقوه تبدیل می‌شود و توانایی سازمان را برای جذب افراد ماهر، افزایش می‌دهد.

معارفه و ادغام بهتر. یک فرآیند معارفه ساختاربندی شده تحت استراتژی چرخه عمر کارکنان، تضمین می‌کند که استخدام شده‌های جدید به راحتی در سازمان ادغام می‌شوند. این شرایط، به بهره وری سریع تر، کاهش جابه جایی کارکنان و افزایش رضایت شغلی منجر می‌شود.

رشد و توسعه کارکنان. استراتژی چرخه عمر کارکنان، بر فرصت‌های توسعه و یادگیری مداوم تاکید دارد. این سرمایه‌گذاری در رشد کارکنان، فرهنگ پیشرفت و نوآوری را در سازمان پرورش می‌دهد که هم به‌نفع کارکنان است و هم کسب و کار.

کاهش هزینه‌های منابع انسانی. استراتژی چرخه عمر کارکنان که به خوبی برنامه ریزی شده باشد، به شیوه‌های مختلف باعث صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود. کاهش نرخ جابه جایی کارکنان یعنی صرف منابع کمتر برای استخدام و آموزش نیرو‌های جدید. همچنین کارکنان متعهد و بهره ور، کارآیی عملیاتی سازمان را افزایش می‌دهند.

فرهنگ سازمانی مثبت. یک استراتژی چرخه عمر قوی، فرهنگ شرکتی مثبتی ایجاد می‌کند که به نیروی کار ارزش می‌دهد و از آن پشتیبانی می‌کند. چنین فرهنگی، به نوبه خود، به بالا رفتن روحیه کارکنان و رضایت آن‌ها منجر می‌شود.

تقویت برندسازی کارفرما. تجربه مثبت کارکنان که از یک استراتژی چرخه عمر با اجرای خوب نشات گرفته باشد، در برندسازی قوی کارفرما نقش دارد. کارکنان راضی به سفیران برند تبدیل می‌شوند، استعداد‌های برتر را جذب می‌کنند و بر شهرت و اعتبار کسب و کار اثرگذاری مثبت دارند.

سازمان‌ها با سرمایه‌گذاری در تجربه کارکنان در طول سفرشان، شالوده‌ای قوی برای موفقیت بلند مدت و رشد پایدار ایجاد می‌کنند.

چگونه KPI را در چرخه عمر بسنجیم؟

سنجش شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) در چرخه عمر کارکنان، برای مدیران منابع انسانی ضروری است تا اثربخشی استراتژی‌های خود را بسنجند و آن‌ها را بهینه‌تر کنند. توانایی جمع آوری داده در هر مرحله، به این معنی است که تیم‌های منابع انسانی به تصویر کاملی از اینکه رویکردشان نسبت به چرخه عمر کارکنان چطور بر موفقیت کسب و کار اثر می‌گذارد، دست پیدا می‌کنند. در اینجا، یک سیستم منابع انسانی قوی می‌تواند بسیار ارزشمند باشد و دسترسی به این نوع تجزیه و تحلیل‌های عمیق را آسان کند.

اگر به دنبال این هستید که KPI‌ها را در هر مرحله از چرخه عمر کارکنان به شکل موثرتری دنبال کنید و بسنجید، به چند نکته توجه کنید:

داده جمع کنید: از منابع مختلف مثل نرم افزار منابع انسانی، بازبینی عملکرد، نظرسنجی از کارکنان، و دیگر مکانیزم‌های بازخورد گرفتن، داده‌های مرتبط را جمع آوری کنید. این داده‌ها مبنایی برای ارزیابی KPI‌ها خواهند بود.

KPI‌های مشخصی تعریف کنید: در هر مرحله از چرخه عمر کارکنان، معیار‌های کلیدی را که با اهداف سازمان شما همخوانی دارند، شناسایی کنید. مطمئن شوید که این KPI‌ها مشخص، قابل سنجش، دسترس پذیر، مرتبط و محدود به زمان (رویکرد SMART) باشند.

به‌عنوان مثال، برای KPI‌های گزینش و استخدام، زمانی را که صرف پر کردن پست‌های شغلی خالی می‌شود، از ابتدای فرآیند تا پایان پذیرش اندازه بگیرید. برای KPI‌های آموزش و توسعه کارکنان، درصد مشارکت کارکنان در برنامه‌های آموزش و توسعه را محاسبه کنید و اثر این آموزش‌ها بر عملکرد و ارتقای مهارت کارکنان را بسنجید.

برای KPI‌های مدیریت عملکرد، درصد کارکنانی که اهداف عملکردی خود را محقق می‌کنند ارزیابی کنید. برای KP‌های تعهد و شناخت، سطح تعهد کارکنان را از طریق نظرسنجی‌ها یا شاخص‌های درگیری آن‌ها در کار تخمین بزنید.

برای KPI‌های پیشرفت و رشد شغلی، درصد ارتقا‌ها درون سازمان را حساب کنید؛ و برای KPI‌های روابط و حفظ کارکنان، درصد کارکنانی که سازمان را در یک دوره زمانی خاص ترک می‌کنند در نظر بگیرید.

داده‌ها را تحلیل و تفسیر کنید: به محض اینکه داده‌ها را جمع آوری کردید و KPI‌ها را اندازه گرفتید، نتایج را تجزیه و تحلیل کنید تا روندها، نقاط قوت، نقاط ضعف و حوزه‌های پیشرفت را بشناسید.

وارد عمل شوید: از دیدگاه‌هایی که به واسطه تحلیل KPI به دست آورده اید، برای تصمیم‌گیری و اجرای تغییرات ضروری در استراتژی‌های منابع انسانی و روش‌هایی برای ارتقای تجربه کارکنان و نرخ کلی حفظ آنها، استفاده کنید.

نظارت و بازبینی دائمی داشته باشید: KPI‌ها را دائما بسنجید و همواره اقدامات منابع انسانی را بازبینی و آن را با نیاز‌های متغیر سازمان و دینامیک‌های در حال تکامل نیروی کار، هماهنگ کنید. مدیران منابع انسانی با سنجش KPI‌ها در چرخه عمر کارکنان، می‌توانند دیدگاه‌های ارزشمندی برای اثربخش بودن استراتژی‌های خود، شناسایی حوزه‌های پیشرفت، اتخاذ تصمیم‌های داده - محور برای افزایش تعهد و حفظ کارکنان و ارتقای عملکرد کلی سازمان، به دست آورند.

بهینه سازی چرخه عمر کارکنان

بهینه سازی چرخه عمر کارکنان به سازمان شما کمک می‌کند کارکنان را حفظ کند و محیط کاری همراه با وفاداری و تعهد را پرورش دهد. بهینه سازی هم در فرآیند استخدام افراد جدید مفید است و هم تجربه مثبت تری برای کارکنان فعلی ایجاد می‌کند.

واحد‌های منابع انسانی برای رسیدن به این نوع نتایج، باید از مرحله استخدام تا مرحله خروج، بر ایجاد یک محیط کاری مثبت و حمایت گر تمرکز کنند. اجرای یک فرآیند موثر در آشناسازی کارکنان با سازمان، ارائه فرصت‌های توسعه و یادگیری مداوم، و اولویت قرار دادن تعهد کارکنان، از مهم‌ترین مراحل هستند.

شرکت‌ها از طریق هماهنگ کردن اقدامات منابع انسانی با اهداف سازمان و ایجاد یک مسیر واضح و روشن برای رشد شغلی، می‌توانند رضایت کارکنان را افزایش دهند، نرخ جابه جایی آن‌ها را کاهش دهند و باعث تعهد بلند مدت آن‌ها شوند که در نهایت به رشد و موفقیت کلی سازمان می‌انجامد.

ترجمه: دنیای اقتصاد
منبع: peoplexcd