مدیریت زمان چیست و چگونه می‌توان زمان را مدیریت کرد؟

فرارو-همه ما احتمالاً با این اصطلاح آشنا هستیم که می‌گوید «وقت طلاست». عمر انسان محدود است و اگر بخواهیم دوران کودکی و نوجوتنی و البته سالمندی را از آن کم کنیم، متوجه خواهیم شد که فرصت ما برای ساختن یک زندگی خوب و موفق چندان هم زیاد نیست. به عبارت بهتر ما باید زندگی خود را در قالب این زمان به نحوی تنظیم کنیم که زندگی موفق و خوبی داشته باشیم و به اصطلاح عمرمان را هدر ندهیم. زمان چیزی نیست که بتوان آن را نگه داشت یا پس انداز کرد. تصور کنید زمان را همان طلا در نظر بگیریم که هر روز صبح به اندازه ۱۴۴۰ واحد (به اندازه دقیقه‌های یک شبانه روز) به ما پرداخت می‌شود و از ما می‌خواهند که ضرف ۲۴ ساعت آن را خرج کنیم، در حالی که امکان پس انداز کردن آن را نداریم. شما این میزان طلا را چگونه خرج خواهید کرد؟ آیا اجازه می‌دهید این سرمایه ارزشمند به سادگی از دست شما برود؟ اگر علاقمند هستید تا از این مهمترین سرمایه زندگی خود به نحو بهتری استفاده کنید، این مطلب می‌تواند راهنمایی‌های ارزشمندی برای شما داشته باشد.

همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می‌شنویم، می‌دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می‌آید. در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم. یا اینکه چطور به همه‌ی کار‌های خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم. در حقیقت افراد به علت اینکه نمی‌توانند کار‌های خود را طبق برنامه پیش ببرند، به فکر پیدا کردن این مهارت می‌افتند. مدیریت زمان، فرایند برنامه ریزی و سازماندهی کار‌ها یا رویداد‌ها است. به عبارتی دیگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر میزان زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص، به ویژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری است. اگر بخواهیم از تعاریف پیچیده و غیرقابل درک دوری کنیم و یک تعریف ساده و کامل در مورد مدیریت زمان داشته باشیم، می‌توانیم اینگونه بگویییم که مدیریت زمان یعنی استفاده درست و بجا از زمانی که در اختیار داریم، آن هم در جای درست و یا باز هم به طور خلاصه تر؛ کار درست در زمان درست. مدیریت زمان علاوه بر زندگی کاری، زندگی شخصی و تحصیلی ما را نیز در دنیای مدرن امروز، می‌تواند تحت تاثیر قرار دهد به گونه‌ای که حتی عده‌ای معتقد هستند مدیریت زمان خوب، مساوی است با تعادل زندگی کاری و زندگی شخصی.

بعضی افراد مدیریت زمان را امری محال و غیر ممکن می‌دانند. طرفداران این تفکر معتقدند این نکته، نگران کننده و در عین حال منطقی است که نمی‌توان زمان را مدیریت کرد. اگر چه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می‌شود، با وجود این زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان به شمار می‌آید، زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویت‌های شخصی ما باشد، افراد بر اساس محیطی که در آن رشد کرده و تربیت شده اند، یک چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم. انسان برای نیل به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود و برای استفاده مطلوب از زمان باید برنامه ریزی راهبردی و بلند مدت داشته باشد. پدیده دیگری که در بحث مدیریت زمان مطرح است و مانع مدیریت صحیح می‌شود دفع الوقت کردن و شایع‌ترین حالت آن تعلل در انجام کار است، علت این امر تقلید از دیگران است. تعلل، ناشی از عدم آگاهی نیست، بلکه نوعی اختلال رفتاری محسوب می‌شود. فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم مانند یک زنجیر به هم متصل اند و بر یکدیگر اثر می‌گذارند. اگر برنامه اول را نتوانیم انجام دهیم، برنامه‌های بعدی هم تحت تاثیر قرار می‌گیرند و مانند برنامه اول پیش می‌روند. مطالعات نشان می‌دهد دشوارترین مرحله برای انجام کار‌های جدید آغاز آن است.

 

توانایی شما در مدیریت کردن زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی‌توانید آن را ذخیره و یا پس‌انداز بکنید و، چون از دست رفت، نمی‌توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری که بکنید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، دستاورد بیشتری نصیب می‌برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می‌گیرد. آن میزان کنترلی که از زمان در زندگی خود دارید تعیین‌کننده اصلی میزان آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هرچه بهتر بتوانید حوادث مهم و تعیین‌کننده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می‌کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می‌دهید.

مدیریت زمان علاوه بر اینکه ما را به سوی بهره‌وری بیشتر از این منبع محدود هدایت می‌کند، فواید دیگری نیز دارد که دانستن آن‌ها انگیزه ما را در استفاده از این تکنیک کا‌رآمد، بالا می‌برد. این مزایا و فواید عبارتند از:

۱. تنظیم، اداره و صرفه جویی در زمان: وجود برنامه‌ی زمان‌بندی برای کار‌ها و فعالیت‌های روزانه قطعا موجب می‌شود که ما هم زمان‎مان را اداره و مدیریت کنیم، به‌اصطلاح تحت کنترل داشته باشیم و نتیجتا منجر به صرفه‌جویی در وقت می‌شود که این زمان به دست آمده خود نیز موجب می‌شود بتوانیم به کار‌های دیگری بپردازیم و ما توانسته‌ایم حداکثر کار‌ها در یک بازه زمانی انجام دهیم.

۲. کاهش استرس: داشتن برنامه و زمانبندی برای خرج کردن زمانتان، به شما کمک می‌کند تا از نگرانی در مورد انجام به موقع کار‌ها رها شوید.

۳. ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها: وقتی‌که از مدیریت زمان به‌خوبی استفاده کنید و برنامه زمان‌بندی برای انجام کار‌ها داشته باشید می‌دانید که در روز و یا روز‌های این ده دقیقه چه‌کار‌هایی را باید انجام دهید و برای انجام کار‌ها آمادگی‌ها و توانمندی‌های لازم را کسب خواهید کرد و با یک آمادگی همه‌جانبه و تمام و کمال برای انجام و اجرایی کردن کار‌ها پیش خواهید رفت و این آمادگی و توانمند بودن به شما آرامش و اعتمادبه‌نفس و موفقیت عطا خواهد کرد.

۴. انجام کار‌ها در زمان تعیین‌شده و کاهش حجم فعالیت‌های کاری: از فواید و مزایای مدیریت زمان می‌توان به انجام کار‌ها در مهلت معین‌شده برای آن کار و برخورداری از کاهش حجم فعالیت‌های کاری و روزانه اشاره کرد، با توجه برنامه‌ریزی زمانی هر کاری را در زمان و وقت مختص به خودش پیگیری و اجرایی می‌کنیم و از به وجود آمدن حجم زیادی از کار‌های انجام نشده و به تعویق و تأخیر افتاده که می‌تواند به شکل زنجیروار به کار‌ها و فعالیت‌های ما متصل شود و کلیه فعالیت‌های ما را تحت‌الشعاع خود قرار دهد جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود هر کاری در بازه زمانی خودش با آمادگی قبلی انجام شود که این رویه باعث می‌شود درمجموع فعالیت‌های کاری و روزانه ما بدون تلنبار شدن به‌پیش برود و شاهد رشد روزافزون حجم کار‌ها و فعالیت‌های انجام نشده نخواهیم بود. زمانی که هر کاری در ساعت خودش انجام شود یک سبکی و چابکی را به ما و کار‌های ما و زندگی ما می‌دهد.

۵. نظارت و آگاهی داشتن بر فعالیت‌ها: وجود برنامه زمانی به ما این امکان را می‌دهد که توان نظارتی بهتر و بیشتری را روی کار‌هایی که باید انجام دهیم به ما می‌دهد، یعنی ما می‌توانیم با نظارت و ارزیابی خود از کار‌ها آن‌ها را اولویت‌بندی و تقسیم‌بندی کنیم و همچنین کار‌های انجام‌شده یا کار‌هایی که باید انجام دهیم را بررسی و نظارت کنیم و هم‌چنین آگاهی تمام و کمال و صددرصدی از کار‌ها و فعالیت‌های انجام‌شده و یا کار‌ها و فعالیت‌هایی که باید انجام شود خواهیم داشت و با آگاهی از کار‌ها و فعالیت‌ها تشخیص می‌دهیم که چه کاری در چه زمانی با چه کیفیت و کمیتی انجام دهیم.

۶. ایجاد اثربخشی و بهره‌وری در کارها: بهره‌وری عبارت است از کارایی به‎علاوه اثربخشی، وقتی‌که از برنامه زمانی استفاده کنیم قطعا و حتما تبدیل به افرادی بهره‌ور می‌شویم در انجام کار‌ها بازدهی کار ما بیشتر خواهد بود. به‌صورت اثربخش عمل خواهیم کرد و برای رسیدن به اهداف مدنظر، راه را آسان و سریع خواهد کرد. حرکت پرشتاب به سمت اهداف خواهیم داشت و به‌هیچ‌وجه دچار وقفه در عملکرد نخواهیم شد.

۷. جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت و تعلل در کارها: نمی‌شود گفت که باوجود برنامه‌ریزی جامع برای فعالیت‌ها و هدفمند بودن در کار‌ها و زندگی ما دچار ناامیدی و پشیمانی و حسرت و اتلاف در وقت و تعلل در کار‌ها خواهیم شد. ما می‌توانیم به‌راحتی و به‌درستی با یک برنامه جامع زمانی از کار‌ها جلوی اتلاف وقت و هزینه را بگیریم مانع از تلنبار شدن کار‌های انجام‌نشده شویم که در انتها برای حسرت و پشیمانی شکست به بار خواهد آورد. یعنی برنامه زمانی کار‌ها ما را اتوماتیک وار مصون می‌کند بروز پشیمانی و حسرت وقفه در کار‌ها و ما روی روال معین و مشخصی کار‌ها به نحو احسن و به شکل شایسته انجام خواهیم داد.

۸. به دست آوردن فرصت‌های بیشتر: شما با مدیریت زمان، وقت کمتری را در فعالیت‌های بی‌اهمیت به هدر می‌دهید، در نتیجه فرصت بیشتری در اختیار دارید.

 

حال که با فواید و اهمیت این ابزار قدرتمند آشنا شدیم باید ببینیم که چگونه می‌توانیم بوسیله آن زمان را مهار کنیم و به خدمت خود درآوریم. مدیریت زمان نیز مانند هر مهارت دیگری شیوه‌ها و روش‌های مخصوص به خود را دارد که قابل یادگیری است؛ بنابراین در ادامه، این تکنینک‌های طلایی و مهم را شرح می‌دهیم تا با تمرین و تکرار بتوانید برای همیشه از شر سردرگمی و کمبود وقت خلاص شوید.

نخستین گام در مدیریت زمان این است که بدانید واقعا برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می‌دهید، چقدر زمان صرف می‌کنید مثلا ممکن است فکر کنید تنها ۱۵ دقیقه از زمانتان، صرف چک‌کردن ایمیل یا اینستاگرام می‌شود، اما در واقعیت اینطور نیست و شما شاید بیش از یک ساعت زمان هزینه کنید بدون آن‌که بدانید. آسان‌ترین راه برای پیگیری وقت خود، استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند «رسکیو تایم» (Rescue Time)، «تاگل» (Toggl) یا کلندر است. بدین‌صورت که کار‌های یک هفته خود را به همراه زمانی که صرف آن کرده اید، یادداشت کنید، سپس بر اساس گزارش این برنامه‌ها، می‌توانید بفهمید چه چیزی وقت شما را سرقت می‌کنند.

برنامه‌ریزی، به سازماندهی درست کار‌ها کمک می‌کند و دید کلی در مورد کار‌هایی که باید انجام دهید، به شما می‌دهد؛ بنابراین برای انجام کار‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود برنامه‌ریزی کنید. برخی از روش‌های مفید برای برنامه‌ریزی و سازماندهی کار‌ها به شرح زیر است:

ــ تهیه «لیست انجام کار‌ها»
ــ استفاده از تقویم و سازمان دهنده‌های شخصی
ــ یادداشت کردن
ــ استفاده از اپلیکیشن‌ها، برنامه‌ها و ابزار‌هایی مانند «نوزبه» (Nozbe)، «اورنوت» (Evernote)، «تودوئیست» (Todoist) و غیره.

مطمئن شوید که مهم‌ترین وظایف شما در کارتان و اساسی‌ترین اهدافتان در زندگی و روابط‌تان چیست. طبق اصل «پارتو» (Pareto) یا قانون ۲۰/۸۰، ۸۰ درصد از نتایج شما از ۲۰ درصد اقدامات شما حاصل می‌شود. همچنین، مارک تواین، نویسنده آمریکایی می‌گوید: «اگر وظیفه شما خوردن یک قورباغه است، بهتر است این کار را ابتدا در صبح انجام دهید و اگر این کار شماست که دو قورباغه بخورید، بهتر است ابتدا بزرگترین آن‌ها را بخورید»؛ بنابراین اطمینان حاصل کنید که وظایف خود را بر اساس اهدافتان، الویت‌بندی کرده‌اید. اگر کار‌های مهم خود را نتوانید انجام دهید، مهم نیست که چقدر کار کم اهمیت کرده‌اید، در هر صورت شما زمان خود را به هدر داده‌اید.

بعضی از افراد سحر‌خیر هستند، در حالیکه برخی دیگر مانند جغد شب‌ها بیدارند. هر فردی در زمان و ساعات خاصی، بهره‌وری بالایی دارد و می‌تواند کار‌های خود را به بهترین نحو انجام دهد این زمان، لزوما با زمان بهره‌وری سایر افراد، دوستان و حتی خویشاوندانش یکسان نیست. بنابراین، اگر در ساعات اولیه صبح، کارآمدتر هستید، صبح زود برخیزید و شروع به کار کنید. همچنین، اگر ترجیح می‌دهید در شب کار کنید، تا اواخر شب بیدار بمانید، فقط و فقط یادتان باشد هرگز خود را مجبور نکنید که عادت‌هایتان را تغییر دهید تنها به این دلیل که گفته‌اند بدن انسان در فلان زمان‌های شبانه روز، بهره‌وری بالایی دارد.

عوامل گوناگونی می‌تواند باعث شود که ما زمان‎مان را از دست بدهیم. یعنی به کار‌های غیرضروری و بی‌اهمیت مشغول شویم و وقت خود را به‌درستی و موثر استفاده نکنیم و درگیر کار‌هایی شویم که از فعالیت‌های اصلی و مهم بازمانیم و ما را در مدیریت زمان و انجام کار‌ها و فعالیت‌ها ناکام بگذارد. موارد اتلاف زمان عبارت‌اند از: تلفن، استرس، بی‌نظمی، بی‌برنامگی، آشفتگی و پریشانی، ملاقات ناگهانی و بدون هماهنگی، بیماری، بی‌توجهی نسبت به زمان. این‎ها ازجمله عواملی هستند که ما را در مدیریت زمان و انجام کار‌ها و فعالیت‌ها با مشکل و مانع روبرو می‌کند.

همیشه مواقعی پیش می‌آید که اطرافیانمان از ما می‌خواهند که زمان خود را در اختیار آن‌ها قرار دهیم و درخواست هایشان را انجام دهیم، در چنین مواقعی اول باید درخواست آن شخص را بررسی نمایید و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجید، مواردی هستند که انجام آن‌ها خوب است، اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست‌هایی که در مدیریت زمان نقش مهمی دارند اجتناب کنید و با گفتن نه زمان بیشتری را برای کار‌های مهمتر خود بخرید.

کار مداوم می‌تواند به شما آسیب جسمی و ذهنی بزند، بنابراین لازم است استراحت منظم را در برنامه‌ریزی خود داشته باشید تا مغز شما دوباره بهره‌وری خود را به دست آورد. برای این کار می‌توانید از تکنیک «پومودورو» (pomodoro) استفاده کنید یعنی بعد از مدتی کار، به خودتان استراحت اجباری بدهید مثلا پیاده‌روی کنید، یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید بدین ترتیب، مدیریت وقت خود را بهتر کرده‌اید، همچنین این استراحت اجباری، باعث افزایش چشمگیر بهره‌وری شما می‌شود.

طبق این سیستم شما می‌توانید کار‌های خود را براساس روش ذیل دسته‌بندی کنید:

ــ کار‌هایی که باید حذف کنید (Delete it): با در نظر‌گرفتن عواقب انجام ندادن کار‌ها و طبق قانون ۲۰/۸۰، شاید نیاز نباشد برخی از کار‌ها و فعالیت‌ها انجام شوند و بتوانید آن‌ها را از لیست کار‌های روزانه‌تان حذف کنید.
ــ کار‌هایی که باید واگذار کنید (Delegate it): همیشه این سوال را از خود بپرسید آیا این کاری که می‌خواهید انجام دهید الویت بالایی دارد و جزو وظایف و مسئولیت‌های اصلی شماست یا می‌توانید آن را به فرد دیگری واگذار کنید؟
ــ کار‌هایی که باید همین حالا انجام دهید (Do it now): برخی کار‌ها بسیار مهم هستند و الویت بالاتری دارند. به تعویق انداختن این کارها، نه تنها ذهنتان را درگیر می‌کند، بلکه اضطراب و استرستان را نیز افزایش می‌دهد، بنابراین همین حالا انجامشان دهید.
ــ کار‌هایی که باید به تعویق بیاندازید (Defer it): کار‌هایی هستند که برای انجامشان به زمان بیشتری نیاز دارید همچنین الویت بالایی هم ندارند، بنابراین به راحتی این کار‌ها را به زمان دیگری موکول کنید و ذهنتان را درگیر آن‌ها نکنید.

در این روش کار‌های شما به سه دسته سنگ‌ها، سنگریزه‌ها و شن‌ها تقسیم می‌شوند و زمان در دسترس‌تان، یک شیشه است:

ــ سنگ‌ها: پروژه‌ها و کار‌های استراتژیک و بسیار مهم شما هستند.
ــ سنگریزه‌ها: پروژه‌ها و کار‌هایی که مهم هستند، اما مهم‌ترین و با الویت بالا نیستند.
ــ شن‌ها: کار‌های کوچک و کم‌اهمیت هستند.

شما لازم است ابتدا شیشه زمانتان را با سنگ‌ها پر کنید. اگر مرتبا زمانتان را به چیز‌های کوچک (شن و سنگریزه) و نه موارد مهم و استراتژیک (سنگ ها) اختصاص دهید، شیشه شما به سرعت پر خواهد شد و دیگر جایی برای سنگ‌ها نمی‌ماند.

بسیاری از افراد تصور می‌کنند مالتی تسک بودن یا انجام همزمان چند وظیفه می‌تواند منجر به مدیریت زمان هوشمندانه شود، در حالیکه، تمرکز روی چندین کار به طور همزمان باعث می‌شود شما خروجی کمتری داشته باشید. بنابراین، به طور کامل روی یک کار متمرکز شوید. توجه و تمرکز بر روی یک کار، علاوه برافزایش سرعت انجام کار، به شما این امکان را می‌دهد تا از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.

مدیریت زمان و داشتن برنامه فعالیت زمانی برای انجام کار‌های روزمره و رسیدن به اهداف به معنی انجام صد در صد کار‌ها به‌وسیله خودمان نیست. زیرا که اصلا این کار شدنی نیست و قطعا ما در کار‌ها و فعالیت‌ها و زندگی خود نیاز به همراهی و همکاری دیگران داریم، نیاز به کار گروهی و انجام مشارکتی کار‌ها را داریم. ما موجودی اجتماعی هستیم و برای انجام کار‌ها و رسیدن به مقاصدمان نیاز به کمک و همکاری و همراهی دیگران داریم و یا اینکه بعضی از موارد لازم نیست شخصا توسط ما انجام پذیرد و اموری است که به فرد دیگری باید محول شود.

نباید این‌گونه برداشت شود که برنامه فعالیت زمانی یعنی ما همه کار‌ها را در کمترین زمان ممکن انجام دهیم، هر کاری باید در زمان متناسب و کافی و مختص به خودش انجام شود و نباید کیفیت کار را دچار صدمه و لطمه کرد. به‎عبارت دیگر نباید کیفیت در کار‌ها و درست کار کردن را فدای سرعت و کمیت کنیم.

شاید خیلی‌ها این باور غلط را دارند که مدیریت زمان یعنی اجبار برای انجام کار‌ها و اراده و اختیار و آزادی ما را سلب می‌کند و ما را، چون برده‌ای در اختیار خود قرار می‌دهد، ولی به‌هیچ‌وجه این‌چنین نیست. باوجود مدیریت زمان ما دارای آزادی و اختیار و وقت آزاد و آرامش هستیم.

 

یکی از بهترین راهکار‌های مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزار‌های فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می‌دهد، در این مقاله نیز نرم افزار‌ها و تکنولوژی‌هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می‌کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می‌توانید از نرم افزار‌های زیر استفاده کنید:

۱. واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزار‌های مدیریت زمان و عملکرد است.
۲. نرم افزار تودویست todoist یکی دیگر از نرم افزار‌های مدیریت زمان و پروژه است.
۳. تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.
۴. تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین.
۵. وان نوت onenote نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.
۶. نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime.

 

البته شما نیز می‌توانید با کمک یک دفترچه یادداشت یا سررسید کوچکی که همیشه همراهتان است کارهایتان را مدیریت کنید. کار‌های روزانه و هفتگی خود را در دفترچه تان بنویسید و با کمک آلارم گوشی موبایلتان مدیریت زمان بهتری داشته باشید، شما میتوانید یادآوری‌هایی را در گوشی موبایل خود تنظیم کنید تا در زمان‌های موردنظرتان کارهایتان را به شما یادآوری کند.