در زندگی، به اندازۀ کار، مهم است که بدانید چطور به صورت موثر و سازنده و بدون توهین، بازخورد بدهید.
فرارو- در زندگی، به اندازۀ کار، مهم است که بدانید چطور به صورت موثر و سازنده و بدون توهین، بازخورد بدهید.
به گزارش فرارو، فرصتهای زیادی برای بازخورد دادن به دیگران در زندگی پیش می‌آید؛ از نظر دادن در زمینه نحوۀ انجام کار توسط همکارتان گرفته تا صحبت کردن با بچه‌هایتان در رابطه با رفتارشان.
در اینجا به فرآیند ارتباط با فردی دیگر در رابطه با چیزی که آن فرد گفته یا انجام داده است می‌پردازیم؛ با رویکرد تغییر یا تشویق آن رفتار. این را معمولاً «بازخورد دادن» می‌نامند و وقتی که چنین می‌کنید، بهتر است بازخوردتان موثر باشد.
تعریف ما از بازخورد موثر، بازخوردی است که وضوح شنیده، فهمیده و پذیرفته شود. اینها عرصه‌هایی هستند که حوضۀ قدرت شماست. شما براینکه گیرندۀ بازخورد چگونه نسبت به بازخورد شما اقدام خواهد کرد، اختیاری ندارید، بنابراین بگذارید این موضوع را کناری بگذاریم.
حال چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که بازخورد شما موثر بوده است؟
مهارتهای بازخورد خود را با استفاده از چند قاعدۀ زیر تقویت کنید، و خیلی زود خواهید دید که بسیار موثرتر خواهید بود.
1. بازخورد باید متوجه رفتار باشد، نه شخصیت
اولین و شاید مهمترین قاعدۀ بازخورد این است که یادتان باشد، شما نظرای راجع به اینکه طرفتان چه نوع شخصی است یا چه باورها و ارزشهایی دارد، ندارید. شما ما فقط در رابطه با نحوۀ رفتار آن‌ها نظر می‌دهید. برای بحث کردن راجع به جنبه‌های شخصیتی، هوشی یا هر چیز دیگر وسوسه نشوید. فقط رفتار!
2. بازخورد باید تاثیر رفتار شخص را روی شما توضیح دهد
هر چه باشد، شما تاثیر آن رفتار را روی دیگران یا چیزهای دیگر نمی‌دانید. شما فقط می‌دانید که باعث شده چه حس یا تفکری داشته باشید. اگر بازخورد را در قالب عقیدۀ شخصی خود مطرح کنید، شنیدن و پذیرش آن برای گیرنده بسیار آسانتر خواهد بود، حتی اگر بازخوردتان منفی باشد. هر چه باشد، شما کنترلی روی طرز احساستان ندارید، همانطور که روی قصد دیگران کنترلی ندارید. این رویکرد، رویکردی بدون تقصیر است، از این رو بیشتر مورد پذیرش قرار می‌گیرد.
از جمله عبارات مفید برای طرح بازخورد، عبارتند از:
«وقتی فلان کار را کردی، فلان حس به من دست داد»
«متوجه شدم که فلان چیز را گفتی، باعث شد من حس کنم که فلان.»
«من واقعاً راهی را که فلان را انجام دادی و به خصوص فلان بخشش را دوست دوست داشتم.»
«واقعاً فلان حس به من دست دارد وقتی که شنیدم فلان چیز را به آن صورت مطرح کردی.»
3. بازخورد باید تا جای ممکن مشخص باشد
به خصوص وقتی که کارها خوب پیش نمی‌رود، آدم وسوسه می‌شود که با این دیدگاه که «هر کاری می‌کنی گند می‌زنی» وارد گود شود، اما این کار را نکنید. به موارد مشخص و رفتارهای مشخص فکر کنید و دقیقاً به کاری که آن فرد کرده و اینکه دقیقاً چه حسی در شما ایجاد کرده است، اشاره کنید. هر قدر موردی‌تر صحبت کنید، بهتر است و برای شنونده هم شنیدن انتقاد در رابطه با «موارد خاص» آسانتر از شنیدن انتقادی که بگوید «همیشه اینطور هستی» است.
4. بازخورد باید در زمان مناسب طرح شود
اینکه شش ماه بعد به کسی بگویید که فلان چیز شما را آزار داده یا برایتان خوشایند بوده، به درد نمی‌خورد. بازخورد باید در زمان درست مطرح شود، یعنی وقتی که همه هنوز به یاد دارند که چه اتفاقی افتاده است. اگر باخوردی دارید که بدهید، پس بفرمایید و بدهید. معنی‌اش این نیست که بدون فکر این کار را انجام دهید. هنوز هم لازم است که راجع به اینکه چه قرار است بگویید و چگونه فکر کنید.
5. لحظۀ خود را انتخاب کنید
زمانهایی هست که افراد نسبت به بازخورد پذیرا هستند و زمانهایی که نه. برای درک این موضوع باید آگاهی احساسی و آگاهی اجتماعی خوبی داشته باشید و بتوانید احساسات و عواطف دیگران را بهتر بفهمید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا لحظۀ درست را انتخاب کنید. مثلاً، یک فرد عصبانی احتمالاً هیچ بازخوردی را نخواهید پذیرفت، هر چند که این بازخورد ماهرانه به او داده شده باشد. صبر کنید تا قدری آرام شود.
هر تعاملی، فرصتی است برای بازخورد در هر دو جهت. برخی از مهمترین بازخوردها ممکن است به صورت خیلی ساده و در حین تعاملی کوتاه اتفاق بیافتند. مثلاً مکالمۀ زیر:
ماری (با خنده): «تو من رو یاد مادرم می‌اندازی؟»
جین (رییس ماری): «جدی؟ چرا؟»
ماری: «وقتی که استرس داره، خیلی بهم می‌پره!»
جین: «ببخشید، من بهت پریدم؟ یه کمی استرس دارم، اما سعی می‌کنم در آینده رعایت کنم. مرسی که بهم گفتی و ببخشید که مجبور شدی بگی.»
ماری، خیلی غیررسمی، یک مسئلۀ رفتاری که جین دارد را مطرح کرد. جین متوجه می‌شود ماری الگوی رفتاری را از وضعیت خانوادگی خود شناخته و به جمع‌بندی رسیده است.
با این حال، جین همچنین متوجه شده است که همۀ کسانی که با او کار کرده‌اند، حاضر نبوده‌اند که چنین بازخوردی به او بدهند. او که حال به این رفتار خود آگاه شده، انتخاب کرده است که آن را تغییر دهید. ماری همچنین، بازخورد خود را در راستای قواعد بازخورددهی بیان کرده است: این بازخورد در رابطه با رفتار اخیر جین بوده و به همین خاطر مشخص بوده و زمان آن نیز مناسب بوده است و همچنین نشان داد که ماری چه برداشتی از این رفتار داشته است. همچنین لحظۀ مناسبی را انتخاب کرد، چرا که جین ریلکس و پذیرای بحث بود.
مهم است که به مهارتهایی که برای دریافت بازخورد به آن‌ها نیاز دارید فکر کنید، به خصوص وقتی که آن بازخورد چیزی نیست که بخواهید بشنوید و بعضاً به این خاطر که همه در دادن بازخورد توانا نیستند.
برای شنیدن بازخورد، باید به آن گوش بدهید. به جوابی که قرار است بدهید فکر نکنید، فقط گوش دهید. به ارتباط غیرکلامی نیز توجه داشته باشید و آنچه که همکارتان بر زبان نمی‌آورد، همانند آنچه که بر زبان جاری می‌کند، گوش بدهید.
مهارتهای گوش دادن فعال و ارتباط غیرکلامی می‌توانند به شما در این زمینه کمک کنند.
هوش احساسی ضروری است. شما باید نسبت به احساسات خودتان آگاه باشید و بتوانید آن‌ها را مدیریت کنید، تا حتی اگر بازخورد در شما واکنش عاطفی ایجاد کرد، بتوانید آن را کنترل کنید.
در نهایت…
همیشه از کسی که به شما بازخورد داده تشکر کنید. آن‌ها شاهد بوده‌اند که بازخوردشان گوش داده و آن را متوجه شده‌اید، حال آن را بپذیرید.
پذیرش در اینجا به این معنی نیست که باید در این راستا اقدام کنید. با این حال، باید به بازخورد فکر کنید و تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید در رابطه با آن اقدام کنید. این امر کاملاً به شما بازمی‌گردد، اما به یاد داشته باشید که فردی که به شما بازخورد داده، آنقدر احساس نیاز کرده که آن را برای شما بازگو کند.
حداقل کاری که در مقابل ایشان می‌توانید انجام دهید این است که قدری به موضوع فکر کنید. وقتی بازخورد منفی دریافت می‌کنید، باید حداقل تلاش کنید که آن احساس منفی را دوباره ایجاد نکنید.
منبع: Skills You Need
