مهارت پشتیبانی از رهبر سازمانی جدید

تصور کنید که شما به زودی یک مدیر جدید خواهید داشت. برای موفقیت رهبر سازمان جدید خود در شروع فرآیند شغلی جدید چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ شما می‌توانید با یک معارفه حرفه‌ای و ارتباطات سازمانی فعالانه با رهبر سازمانی جدید خود (و خودتان) به آن‌ها کمک کنید.

به گزارش دنیای اقتصاد، براساس تحقیقات صورت‌گرفته، سه دلیل اصلی وجود دارد که چرا رهبران سازمانی تازه‌کار از مسیر خارج می‌شوند: ۱) آن‌ها در زمینه درک نحوه عملکرد سازمان ناتوان و ناموفق عمل می‌کنند، ۲) با فرهنگ سازمانی همساز نیستند و ۳) برای ایجاد اتحاد با همتایان خود دچار چالش می‌شوند. تحقیقات ما نشان می‌دهد که حتی ارتقا از درون، چالش‌های پذیرش سازمانی را برای رهبران سازمانی جدید از بین نمی‌برد. رهبران سازمانی که ما مورد بررسی قرار دادیم گفتند «که ارتقای شغلی داخلی ۷۰‌درصد به همان سختی ارتقای خارجی است».

بنابراین، چه رهبر سازمانی جدید شما استخدام داخلی یا خارجی باشد، آن‌ها به حمایت شما نیاز خواهند داشت و بهترین راه برای ارائه پشتیبانی این است که آن‌ها را در فرآیند تدریجیِ یادگیری راهنمایی کنید.

انجام این کار به این معنی است که ابتدا آنچه را که مدیران بیشتر به یادگیری آن نیاز دارند ارزیابی کنید و سپس به آن‌ها کمک کنید تا درک کنند چگونه فرآیند یادگیری خود را تسریع کنند.

در اینجا توصیه‌های ما را برای چگونگی انجام هر دوی این مراحل همراه با مثال‌های واقعی از رهبران سازمانی که مورد بررسی قرار دادیم، مشاهده می‌کنید:

مسائلی را که مدیر جدید شما بیشتر به یادگیری آن نیاز دارد، ارزیابی کنید. سه نوع یادگیری اساسی برای شروع نقش کاری جدید وجود دارد: یادگیری فنی، یادگیری فرهنگی و یادگیری سیاسی.

یادگیری فنی، درک نیازمندی‌ها برای موفقیت شغلی است. این نوع از یادگیری شامل یادگیری در مورد مشتریان، محصولات، فناوری‌ها و سیستم‌ها و همچنین سرعت بخشیدن به ویژگی‌های نقش، اهداف، قابلیت ها، KPI و عملکرد سازمان می‌شود.

یادگیری فرهنگی درک هنجار‌های رفتاری است که برای پاسخ به سوال «چگونه کار‌ها را در شرکت انجام می‌دهیم» نیاز است و همچنین نحوه صحبت کردن به زبان آن منطقه جغرافیایی (مثلا لهجه‌های متفاوت و کلمات اختصاری) را کنترل می‌کند.

یادگیری سیاسی در مورد درک چگونگی تصمیم‌گیری‌ها و نحوه عملکرد قدرت و نفوذ، و همچنین شناسایی ذی‌نفعان کلیدی و شفاف‌سازی فرآیند‌های تصمیم‌گیری است.

اگر مدیر جدید شما از درون سازمان ارتقا یافته باشد، ممکن است از قبل چیز‌های زیادی در مورد فرهنگ درک کرده باشد (اگرچه ممکن است تفاوت‌های فرهنگی مهمی در ارتباط با رفتن به سطوح بالاتر وجود داشته باشد). بنابراین، مدیر جدید احتمالا تمرکز بیشتری برای یادگیری فنی (درباره جنبه‌هایی از سازمان که با آن آشنا نیستند) و یادگیری سیاسی (درباره نحوه عملکرد متفاوت قدرت و نفوذ در سطح جدید) نیاز دارد. تمرکز بر نوع یادگیری به طور قابل‌توجهی به موقعیت بستگی دارد.

اگر مدیر جدید شما از یک سازمان رقیب می‌آید، احتمالا با جنبه‌های فنی مهم کار مانند دانش محصولات، بازار‌ها و فناوری‌ها آشنا خواهد بود؛ بنابراین یادگیری فرهنگی و سیاسی ممکن است بزرگ‌ترین اولویت او باشد. به مدیران جدید کمک کنید تا درک کنند که چگونه فرآیند یادگیری خود را تسریع کنند. در اینجا سه نوع یادگیری را که قبلا ذکر کردیم به همراه سوالاتی که باید از خود بپرسید، مشاهده خواهید کرد تا بتوانید تعیین کنید که مدیر جدید شما واقعا به چه چیزی نیاز دارد.

یادگیری فنی

سوالاتی که باید از خود بپرسید:

چه چیزی می‌توانم به مدیر جدیدمان ارائه بدهم تا اطلاعات او را در مورد مشتریان، محصولات، سیستم‌ها و... به سرعت بالا ببرم؟

چه گزارش‌های کلیدی یا اطلاعات محصولی مفید خواهد بود؟

چه داده‌هایی به آن‌ها درک اثر‌گذاری از وضعیت فعلی می‌دهد؟

چه داده‌های تاریخی می‌تواند در مورد اولویت‌های امروزی به آن‌ها آگاهی بیشتری ارائه دهد؟ یکی از رهبران سازمانی که مورد بررسی قرار دادیم، گفت: «می دانستم معاون جدید نیاز به دسترسی به نمودار‌های سازمانی، امور مالی و برنامه‌های بازاریابی دارد. با این حال، دانستن نحوه دسترسی به این اطلاعات در اینترانت ممکن است دشوار باشد. برای حمایت از مدیر جدیدمان، اسنادی با پیوند‌هایی ایجاد کردیم که به او کمک کرد تا به سرعت به اطلاعات موردنیاز دسترسی پیدا کند.»

یکی از اعضای تیم گفت: «به عنوان بخشی از یک سازمان بزرگ و جهانی، کوهی از داده‌ها وجود دارد. وقتی مدیر ارشد منابع انسانی جدید سازمان کارش را آغاز کرد، تیم منابع انسانی مهم‌ترین اطلاعات را جمع‌آوری کرد و معیار‌های کلیدی موفقیت ما را با او به اشتراک گذاشت. ما همچنین داده‌های زیادی از استعدادها، فرهنگ و مدیران ارشد داشتیم که به رهبر سازمانی جدیدمان کمک کرد تا تیمش را بهتر درک کند. خانم مدیر جدید بابت این اطلاعات سپاسگزار بود و متوجه شد که این اطلاعات به سازگاری او با محیط سرعت بخشید.»

یادگیری فرهنگی

سوالاتی که باید از خود بپرسید:

قوانین نانوشته‌ای که برای فرد تازه‌وارد به شرکت مفید است، چیست؟

چه پیش‌زمینه‌ای در مورد تصمیم‌گیری، همکاری و تعامل می‌تواند به فرد تازه‌وارد کمک کند تا سریع‌تر با سازمان هماهنگ شود؟

انتظارات خاص فرهنگی که یک رهبر سازمانی جدید باید بداند، چیست؟

چه کلمات اختصاری در شرکت ما رایج است؟

بررسی‌های ما در کسب و کار‌ها نشان داد، درک انتظارات و رفتار‌های فرهنگی به یک مدیرجدید این امکان را می‌دهد تا قبل از جلسات مهم، آمادگی خوبی داشته باشد. یکی از مدیران جدید از تجربه خود می‌گوید: «زمانی که نقش جدید را بر عهده گرفتم، یکی از همکارانم مرا نشاند و گفت که در مورد مسائل مالی سوالات زیادی برایم پیش خواهد آمد و انتظار این بود که من ارتباط کامل بین تمام ارقام ارائه شده در صورت‌های مالی را بدانم. به عنوان یک مهندس، این مساله به معنای صرف زمان قابل‌توجهی برای درک وضعیت مالی فعلی و دلایل پشت آن بود. با اینکه تلاش زیادی لازم بود، اما توصیه و اطلاعات اولیه همکارم برای موفقیت من در این نقش بسیار مفید واقع شد.»

یکی از مدیران ارشد که به تازگی به یک شرکت کالا‌های بسته‌بندی مصرفی با سابقه طولانی پیوسته بود با نگاهی به گذشته از دشواری مسیریابی در بخش یادگیری فرهنگی و تجربه خود می‌گوید. او به خاطر آورد که «در جلسه‌ای، هنگام ارائه پاورپوینت، انتظار این بود که از رنگ برند شرکت به روشی خاص استفاده شود. با این حال، آن‌ها این موضوع را با من در میان نگذاشته بودند. پس از ارائه یک گزارش بدون استفاده از رنگ برند به طور مشخص، یکی از مدیران ارشد سازمان به من گفت، که این کار به اعتبار ما آسیب وارد کرد. در حالی که مساله فقط یک تغییر رنگ ساده بود، اما ندانستن این موضوع از ابتدای کار به من آسیب زد.»

یادگیری سیاسی

سوالاتی که باید از خود بپرسید:

سهامداران کلیدی که رهبر سازمانی جدید باید در کوتاه‌مدت با آن‌ها ملاقات کند چه کسانی هستند و آیا مساله‌ای وجود دارد که باید در مورد آن‌ها با رهبر جدید صحبت کنم، مطالبی که دانستن آن‌ها برای او مفید باشد؟

شرکای کلیدی که مدیر جدید برای پیشبرد ابتکارات استراتژیک باید با آن‌ها کار کند، چه کسانی هستند؟

شرکای خارجی که از نزدیک با این تیم کار می‌کنند، که هستند؟

هماهنگی پیشنهادی برای ملاقات با همتایان، ذی‌نفعان و شرکا چیست؟

یادگیری در مورد ترجیحات رئیس شرکت، برای یک رهبر سازمانی جدید بسیار مفید بود. «زمانی که من در این تیم شروع به کار کردم، شخصی مرا کنار کشید و گفت که رئیس شرکت برای شروع به موقع جلسات، سختگیر است. او پنج دقیقه زودتر از موعد را زمان مناسب و لحظه ورود آن افرادی که درست سر موقع می‌آمدند را تاخیر در نظرمی گرفت. او تحمل نداشت کسی بعد از شروع جلسه، وارد شود. دانستن این موضوع برای من بسیار مفید بود.»

به طور خلاصه، بسیاری از شرکت‌ها هنوز زمان و تمرکز کمی برای کمک به رهبران سازمانی جدید برای موفقیت اختصاص می‌دهند. اگر به زودی مدیر جدیدی خواهید داشت، مشخص کنید که چگونه می‌توانید به او کمک کنید تا به سرعت درباره سازمان، تیم و فرهنگ سازمان شما بیاموزد. رهبران سازمانی جدید در ابتدای کار درگیر مسائلی بیش از توان خود می‌شوند. قرار گرفتن در یک نقش جدید می‌تواند دشوار باشد. ارائه کمک، ارزیابی و بازخورد دادن، در جریان نگاه داشتن آن‌ها و داشتن یک گوش شنوا می‌تواند برای کسی که همزمان هم روی یادگیری کار می‌کند و هم تلاش می‌کند پیشرفت کند، بسیار مفید باشد.

مترجم: اشکانه خلج
منبع: hbr