ارتباطات؛ شمشیر دولبه خرده استرس‏‏‏‌ها

همه ما استرس را تجربه کرده ایم. بحران‌های بزرگ، مثل بیماری یکی از عزیزان یا طلاق، معمولا با استرس زیادی همراهند. اما فقط این بحران‌ها نیستند که ما را دچار استرس می‌کنند. حتما برای شما هم پیش آمده که در پایان روز، احساس استرس شدید کنید، به حدی که دچار بی خوابی یا ضعف جسمانی شوید. اما اگر از شما بپرسند که منشأ استرس تان چیست، احتمالا جوابی برایش ندارید. گاهی، عامل استرس ما، بحران‌های بزرگ نیستند بلکه اتفاقات روزمره‌ای هستند که روی هم تلنبار شده اند. مثلا یک مشتری عصبانی، بدقلقی رئیس یا یک ایمیل بدموقع یا ترافیک غیرمنتظره. در بخش نخست این مطلب (به تاریخ ۳۱ خرداد ۱۴۰۲، صفحه ۳۱) به بخشی از گفت وگوی کارن دیلن، سردبیر سابق مجله کسب و کار هاروارد و راب کراس، استاد دانشگاه بابسون که استرس‌های ناشی از اتفاقات کوچک را «خرده‌استرس» می‌نامند، پرداختیم. خرده‌استرس‌ها می‌توانند به مرور زمان، مثل گلوله برفی بزرگ و بزرگ‌تر شوند و بدون آنکه متوجه باشیم، عملکرد، بازدهی و سلامت ما را به مخاطره بیندازند.

خرده استرس‌ها، سریع اتفاق می‌افتند و کوتاهند. به‌همین دلیل، گاهی اصلا نمی‌توانیم تشخیص‌شان دهیم. اما تاثیراتشان به شدت ملموس و مشهود است.

منشأ اصلی این استرس‌ها، تعاملات روزمره ما، یا ارتباطات شخصی و حرفه‌ای هستند که اگر مدیریت نشوند، می‌توانند دومینووار به اطرافیان ما نیز سرایت کنند. ما شرطی شده ایم که هر روز از آن‌ها عبور کنیم و بگذریم. از آنجا که منشأ این استرس ها، روابط است، تاثیرشان می‌تواند عمیق‌تر از استرس‌های غیرمرتبط، مثل عدالت اجتماعی یا جنگ باشد، چون برایمان ملموس ترند. در اینجا احساساتمان دخیلند. مثلا فرض کنید در ساعت پایانی کار، درست نیم ساعت مانده به ترک شرکت، یک ایمیل غیرمنتظره از رئیسمان دریافت می‌کنیم. او از ما اطلاعاتی خواسته که نمی‌دانیم از کجا باید پیدایش کنیم.

از ترس قضاوت از سوی رئیس، دستپاچه می‌شویم. به تک تک همکار‌ها زنگ می‌زنیم و آن‌ها را نیز درگیر این ماجرا می‌کنیم. نهایتا بدون یافتن آن اطلاعات، شرکت را ترک می‌کنیم. با ذهنی درگیر به خانه می‌رسیم و با اعصاب خراب و پس از برخورد بد با خانواده، شام نخورده به رختخواب می‌رویم. یک ایمیل ساده، می‌تواند روز چند نفر، حتی آن‌هایی را که اصلا در جریان نبوده اند خراب کند. راه‌حل چیست؟ خرده استرس‌ها به شدت شخصی هستند، به این معنا که نمی‌توانیم برای مقابله با آن‌ها یک راه‌حل کلی برای همه ارائه کنیم. اما راه‌حل‌های تاکتیکی بسیاری وجود دارند. مثلا در این مورد می‌توانید به جای دستپاچگی، با رئیس تماس بگیرید و بپرسید

«دقیقا چه اطلاعاتی می‌خواهید؟ آیا تا آخر وقت به آن نیاز دارید؟» شاید او بگوید که تا آخر هفته به آن‌ها نیازی نیست. اگر مساله اورژانسی باشد، می‌توانید بدون ایجاد استرس در سایر همکارها، با آن‌ها همزمان تماس بگیرید و با کمک هم و به صورت گروهی، راه یافتن آن اطلاعات را پیدا کنید. به این ترتیب از یک موج استرس جلوگیری کرده اید. کارن و راب پیشنهاد می‌کنند که به جای نوشتن یک لیست بلند بالا از استرس ها، سه یا چهار عامل خرده استرس در تعاملات روزمره خود را پیدا و روی همان‌ها تمرکز کنیم. بخش دوم گفت وگوی این دو نفر را با الیسون بیرد، از نشریه هاروارد می‌خوانیم. در این بخش، آن‌ها توضیح می‌دهند که چطور تعاملات استرس زا را مدیریت کنیم.

شما گفتید که منشأ اصلی خرده استرس‌ها، روابط هستند. پس وقتی ارتباطاتت زیاد است، درخواست‌ها هم از تو زیادتر خواهد بود. مثلا وقتی خانواده پرجمعیت یا تیم بزرگی داری. اما ارتباطات، راه‌حل این مشکل نیز هستند. وقتی کلی آدم دور و برمان هستند که ما را دچار استرس می‌کنند و در عین حال، کلی آدم هم هستند که حامی ما در شرایط استرس زا هستند، چطور می‌توانیم بالانس را حفظ کنیم؟

راب: ما برای تالیف کتابمان، با افراد زیادی مصاحبه کردیم که اتفاقا آدم‌های بسیار موفقی در حوزه حرفه‌ای خود بودند. در دقایق اول مصاحبه، هر چه تعریف می‌کردند، گل و بلبل بود. همه چیز عالی بود. اما از یک جایی به بعد، متوجه می‌شدی که یک جای کار می‌لنگد. بعضی از آن‌ها توضیح می‌دادند که چه شرایطی در زندگی شخصی و حرفه‌ای برای خودشان ایجاد کرده اند و چه فشار‌ها و تعهداتی بر دوش دارند.

گاهی در پایان مصاحبه، گریه شان می‌گرفت. اما چیزی که جالب بود این بود که ۱۰‌درصد آن‌ها روش دیگری را در پیش گرفته بودند. آن‌ها کار و زندگی و روابط را به شکل‌های مختلف ادغام کرده بودند که باعث می‌شد استرس را جور دیگری تجربه کنند.

آن‌ها معمولا دو یا نهایتا سه گروه ارتباطی داشتند؛ و در روابط کاری و روابط خانوادگی شان با اعضای اصلی خانواده، نقش مهمی ایفا می‌کردند. وقتی چنین نقشی داری، تنوع طرز فکر در زندگی ات بیشتر می‌شود و زندگی ات، بُعد پیدا می‌کند؛ و می‌توانی از زوایای مختلف به مسائلی که

برایت مهمند نگاه کنی. در حال حاضر، مشکل ما، تعدد روابط است که باعث استرس بیش از حد ما شده. ما به‌خصوص بعد از کرونا، بیشتر به هم متصل شده ایم و بیشتر در دسترس هستیم. بعضی هایمان تصمیم گرفتیم که تعاملات بیشتر و شدیدتری داشته باشیم. همین ها، احتمال استرس ما را دوچندان کرده اند.

از سوی دیگر، فاصله گذاری اجتماعی باعث شد از بعضی از گروه‌های ارتباطی مان فاصله بگیریم. این می‌توانست نقطه شروع مدیریت روابط باشد. افرادی که از آن‌ها نام بردم، خوب بلد بودند روابط مهم زندگی خود را حفظ کنند. آن‌ها لزومی نمی‌دیدند برای آنکه صرفا شغلی داشته باشند، زمان و زندگی خود را فدا کنند. پس یکی از راه‌های مدیریت تنش ها، همین است.

درباره راه‌حل‌های فردی صحبت کردیم و درباره راه‌حل‌های تیمی برای ایجاد هنجار‌های بهتر در رابطه با روابط. اما چطور می‌توان این راه‌ها را در سطوح سازمانی اعمال کرد؟ آیا مدیران ارشد می‌توانند کاری کنند که خرده‌استرس‌ها در سازمان‌ها اتفاق نیفتند و تاثیر منفی بر کارکنان نداشته باشند؟

راب: در حال حاضر شاهد اعمال این ایده‌ها در سطح سازمانی هستیم. گام اول، حذف هر عامل و یافتن منشأ مشکل و کمک به افراد در کشف راه‌حل‌های فردی بود. اما حالا داریم می‌بینیم که بعضی سازمان‌ها این را به خوبی اجرا می‌کنند. مثلا رهبر یک گروه در یک شرکت نرم افزار از کارکنانش خواسته بود که کار‌هایی را که در راستای سلامت خود انجام می‌دهند در برنامه عملکرد خود بگنجانند؛ و در تلاش بود تا ببیند چطور باید مطمئن شد که افراد، اقداماتی برای جلوگیری از خرده استرس‌ها انجام می‌دهند؟ همچنین سازمان‌هایی هستند که برنامه‌هایی در این راستا به اجرا در آورده اند. آن‌ها از تیم‌ها می‌خواهند که در یک بازه زمانی چهار یا شش هفته ای، راه‌حل‌هایی برای سه یا چهار خرده استرس شایع پیدا و اعمال کنند و ببینند آیا می‌توانند برای نحوه شیوع استرس در سازمان، راه‌حلی فرهنگی پیدا کنند یا نه. پس هنوز در مراحل اولیه هستیم، اما فکر می‌کنم اقداماتی از این دست، و سایر اقدامات مثل شناسایی موانع کاری، از جمله تاییدیه‌های غیرضروری برای تصمیم‌گیری ها، در حال ایجاد تحول هستند و مشتاقم ببینم چه اتفاقی خواهد افتاد.

کارن: نکته مهم در مورد خرده استرس این است که منشأ آن، افراد سمی یا بدقلق یا پرخاشگر نیستند که سعی دارند در کار شما اختلال ایجاد کنند. عامل این استرس ها، سرعت و شتاب فعالیت‌های روزمره است. ما سعی داریم کار‌ها را فشرده و سریع انجام دهیم. با کل تیم تعامل و همکاری داریم و اصطکاک طبیعتا اتفاق می‌افتد. به عنوان کسی که مدیر یک عده هستی، باید ببینی آیا خودت عامل آن استرس‌ها هستی یا نه و به اعضای تیمت اجازه دهی که درباره اش صحبت کنند و با هم راهی پیدا کنید که مشکل بدتر نشود.

بخشی از مشکل رهبر سازمان در حل این مشکل، این است که خرده استرس‌ها بسیار شخصی هستند و هر کس می‌تواند استرس‌های مختص به خود را داشته باشد. ممکن است شما بابت چیزی دچار استرس شوی که همکارت، آن را عادی می‌پندارد. پس چطور می‌توان به این استرس‌ها حمله کرد؟

راب: من به عنوان یک نویسنده به شما می‌گویم که آدم‌ها به دنبال یک چیز هستند. «کدام اقدام است که اگر انجام دهم، بیشترین تاثیر را خواهد داشت؟»

ما گاهی سعی می‌کردیم از میان ده‌ها خرده استرس، پرتکرارترین را پیدا کنیم و بگوییم «این مهم‌ترین عامل ایجاد خرده استرس است.»، اما به محض اینکه با یک گروه دیگر مصاحبه و نظرسنجی می‌کردیم و می‌پرسیدیم «کدام‌یک از این چهارده مورد، بیشتر به شما آسیب می‌زند؟» هر کدام یک چیز می‌گفتند. ما در فصل پنجم کتاب به افراد توضیح می‌دهیم که به جای ارائه یک راه‌حل برای همه، با در نظر گرفتن شرایط فرد، از او بپرسند که «چهار یا پنج عامل استرس زا یا نقطه تلاقی، که باید به آن‌ها فکر کنی و تغییری در آن‌ها ایجاد کنی چیستند؟»

اپلیکیشنی به نام «تاثیر خرده استرس» در اپ‌استور داریم که رایگان است و به افراد کمک می‌کند که چند عامل اصلی خرده استرس‌های خود و راهی برای مقابله با آن‌ها پیدا کنند. چون حق با شماست، هم شکل خرده استرس‌ها و هم منشأ آن‌ها در افراد با هم فرق دارد و به بستر زندگی، شرایط کاری، مرحله اشتغال و عناصری از این قبیل بستگی دارد.

پس به‌عنوان یک مدیر، وظیفه شما این است که به افراد، قدرت و اختیار عمل دهی تا این اقدامات را برای خود انجام دهند و سپس به آن‌ها فضا و زمان و ادبیات مورد نظر را بدهی تا درباره اش صحبت کنند؟

راب: بله. اخیرا می‌بینم که بعضی از مدیران که با آن‌ها در ارتباطم، از کارکنان خود در جلسات دونفره می‌پرسند «در زندگی شخصی ات چه می‌گذرد؟»

ما چند استراتژی عالی پیدا کرده ایم. یکی اش این است که یکی از علایق قدیمی ات را دنبال کنی تا بهانه‌ای باشد که وارد یک گروه جدید شوی. یکی از مصاحبه‌های مورد علاقه ام، گفت وگوی ما با یک دانشمند عصب شناسی در یکی از معتبرترین بیمارستان‌های آمریکا بود. او چند بار با ما تعامل داشت.

سه یا چهار ماه بعد، یادداشتی برای ما با این مضمون نوشت: «من به یک گروه موسیقی راک پیوسته ام و بهترین دوران زندگی ام را می‌گذرانم. انگار که یک عینک جدید زده ام و حالا زندگی را جور دیگری می‌بینم.»

تاکید می‌کنم که هدف، پرداختن به یکی از علایق با هدف ورود به گروهی جدید و یافتن پیوند‌های پنهان است، همان ارتباطاتی که ۵ یا ۱۰ سال پیش داشته ای، اما سال‌هاست که دیگر با آن‌ها تماسی نداری. من و کارن یک آزمایش انجام دادیم. با بعضی از این افراد، تماس گرفتیم. در حد هفت هشت دقیقه. هیچ کسی این تماس‌ها را رد نمی‌کند. نیازی هم نیست که از چند ماه قبل، برایشان برنامه بریزی، چون هفت هشت دقیقه اند و هر کسی، این‌قدر وقت دارد. اما همین تماس‌های کوتاه، باعث ارتباط دوباره با آن‌ها شد، لذتی که منجر به اتفاقات دیگر شد.

راه حل دیگر این است که به نحوه فعالیت‌هایی که انجام می‌دهی، نگاه کنی و ببینی چطور می‌توانی همان کار‌ها را طوری انجام دهی که باعث ایجاد ارتباطات واقعی با دیگران شود. یکی دیگر از مصاحبه‌های مورد علاقه ام، با یکی از مدیران سیلیکون‌ولی بود. او حدودا ۳۵ ساله بود. از دانشگاه استنفورد بیرون آمده بود و به دوندگی به صورت حرفه‌ای ادامه داده بود. می‌گفت «اگر در طول سال، یک رکورد نزنم، آن سال را سال بدی برای دویدن می‌دانم.».

اما مشکل اینجاست که او تمام زندگی اش را حول محور دویدن پیش می‌برد. هر روز زود از خواب بیدار می‌شد، یوگا می‌کرد و تمرینات ورزشی دیگر را نیز در برنامه خود گنجانده بود، اما همه این کار‌ها را یا تکی انجام می‌داد یا به شیوه خاصی یا با گروه کوچکی از افراد. یک روز از خواب بیدار شد و گفت «دویدن برای من به این معنا نیست. چیزی که واقعا دلم می‌خواهد این است که بتوانم با دخترم، یا دوست صمیمی اش یا والدین او بدوم.»

دوست صمیمی دخترش، همسایه شان بود. او نهایتا این گروه را تشکیل داد. گروه به مرور بزرگ و بزرگ‌تر شد و ده‌ها والدین و فرزندانشان به آن‌ها پیوستند که چند بار در هفته با هم می‌دویدند. این بهانه‌ای بود که دور هم جمع شوند و سلامت جسمی خود را نیز ارتقا دهند. همان‌طور که می‌بینی، او داشت دقیقا همان کاری را انجام می‌داد که سال‌ها مشغول به آن بود، یعنی دویدن.

اما حالا آن را به شکلی جدید انجام می‌داد که او را به روابط جدید سوق می‌داد. روابطی که مهم اند. در این مورد، جمع شدن و خانواده است که مهم بوده. او می‌گفت هیچ وقت در زندگی اش تا این حد از دویدن راضی نبوده.

کارن: این را هم اضافه کنم که مهم این نیست که در طول روز، وقت بیشتری را صرف انجام این کار‌ها کنی یا ارتباطات بیشتر یا دوستان بیشتر یا شبکه ارتباطی بزرگ‌تری داشته باشی. مهم این است که بتوانی خارج از خانه و محل کار، ارتباطاتی قدرتمند برای کاهش خرده استرس‌ها پیدا کنی.

ترجمه: دنیای اقتصاد
منبع: HBR